E’ innegabile che ogni PMI possieda le proprie routine di controllo più o meno formalizzate.
Tuttavia, nel momento in cui si sceglie di dare vita ad un sistema di controllo interno, è indispensabile instaurare un insieme di rigorose procedure formali a cui attenersi, affinchè chiunque occupi un ruolo in azienda sia messo in condizione di conoscere gli standard di riferimento adottati a prescindere da eventuali episodi di turn over. Ecco perchè, prima di implementare il sistema di controllo interno contabile, è tassativo eseguire la revisione dei cicli operativi di cui si è detto nel post precedente. Infatti, dai controlli eseguiti su ogni ciclo possono scaturire una serie di esiti così riassumibili:
1) esistono procedure di controllo formalizzate ed esse si dimostrano efficaci rispetto all’obiettivo di minimizzare il rischio di inattendibilità dell’informazione contabile;
2) esistono procedure di controllo formalizzate, ma esse si dimostrano inefficaci rispetto agli scopi prefissi;
3) esistono procedure di controllo, ma esse non sono formalizzate;
4) non esistono procedure di controllo.
In sede di progettazione di un sistema di financial auditing, bisognerà appunto muovere dalle suddette considerazioni ed ovviare alle “falle” del sistema nel modo seguente:
- se esistono procedure formali rispondenti allo scopo, è opportuno rispettarle e lasciarle inalterate, poichè esse fanno parte del patrimonio immateriale d’azienda;
- se le procedure, seppur esistenti, non rispondono allo scopo per cui sono state implementate, esse vanno riprogettate in maniera tale da essere coerenti con gli scopi suddetti;
- se le procedure esistono ma non sono formalizzate, vanno esplicitate in un documento aziendale e va verificata la loro coerenza rispetto agli obiettivi; non può esistere un sistema di controllo interno “informale”;
- se le procedure non ci sono affatto, è necessario creare nuove routine a cui ci si dovrà attenere.
Quale significato va attribito al termine “formalizzazione” ?
Formalizzare un programma di controllo significa anzitutto esplicitare le procedure in apposite carte di lavoro che devono essere rese disponibili al personale coinvolto, che a sua volta dovrà essere adeguatamente selezionato e formato. Inoltre, per l’attività di auditing potrà essere necessario ricorrere all’ausilio di un apposito software. Anch’esso, pertanto, dovrà essere mantenuto correttamente ed aggiornato tempestivamente in ordine da rispondere agli scopi. Da ultimo, bisogna stabilire con quale frequenza verranno eseguite le attività di controllo.
Una volta ultimata la fase di progettazione del sistema di financial auditing, occorrerà “testarlo sul campo”. Occorrerà pertanto gestire la fase di primo avvio, verificando se in sede di progettazione è sfuggito qualche dettaglio nell’implementazione delle routine di controllo.
Infine, una volta che il sistema è stato progettato ed avviato, sarà opportuno sottoporlo a verifica ad opera di un soggetto esterno per avere il parere definitivo sulla validità dello stesso. Il Collegio Sindacale ad esempio, come abbiamo già visto, ha tra i suoi compiti anche quello di controllo dell’efficienza del sistema di internal auditing. In mancanza del suddetto organo, la verifica può essere eseguita dal Revisore Unico (se nominato), da un soggetto incaricato ad hoc o da una società di revisione.
Una considerazione: è innegabile che quanto fin qui descritto comporti il sostenimento di significativi costi di consulenza. Tuttavia, laddove l’attività aziendale raggiunga un rilievo critico, la funzione di rilevazione dei fatti di gestione diventa strategica per le decisioni da prendere nel governo dell’attività, per cui è fondamentale che essa produca delle informazioni più che attendibili. In definitiva, il costo dell’implementazione di un sistema di auditing rientra a pieno titolo tra i “costi della crescita” di cui tanto si dibatte nella dottrina aziendalistica.