Busy…ness * ! La programmazione delle attività dei professionisti e delle aziende

(* è un gioco di parole tra busy, cioè “occupato”, “indaffarato” e business, cioè “impresa”, “azienda” ma anche “occupazione”)

Qualche tempo fa un mio cliente, un professionista del terziario avanzato, raccontandomi della sua attività, mi ha detto che nel suo settore, nonostante la crisi economica generale, le opportunità di lavoro non mancano. Per lui, semmai, il problema è l’opposto: ha troppi progetti già avviati, spesso è costretto a lavorare anche nei weekend e, perciò, teme di perdere opportunità di lavoro più interessanti per l’impossibilità di riuscire a divincolarsi dagli impegni già presi.

vignetta di Tim Newlin dal sito di schizzi timtim.com

Durante la conversazione mi sono reso conto che al mio cliente mancava una adeguata politica di programmazione e calendarizzazione delle attività.

Gli ho consigliato di agire seguendo le metodologie adottate nel project management. Mi ha chiesto di dargli una mano e così, insieme, abbiamo provveduto ad eseguire la Work Breakdown Structure delle sue iniziative di lavoro. 

In parole povere, abbiamo dapprima fatto l’elenco di tutti i suoi progetti in itinere; successivamente, con l’ausilio di un software di costo irrisorio, abbiamo scomposto ciascun progetto (attività complessa) nelle sue attività elementari. Fatto ciò, abbiamo individuato quali tra esse fossero di mera routine e, perciò, da delegare interamente ai collaboratori; quali fossero delegabili ma da sottoporre a revisione una volta ultimate; quali invece fossero strategiche e, quindi, meritevoli di essere condotte direttamente. Ancora, abbiamo individuato il fabbisogno di fattori produttivi connesso a ciascun progetto, organizzando anche un budget dei costi su foglio elettronico e, infine, abbiamo assegnato una scadenza ad ogni attività. In conclusione, sempre tramite software specifico, abbiamo eseguito il cosiddetto scheduling, riportando tutte le attività e le  relative scadenze su un diagramma di Gantt (ne trovate un esempio qui).

A programmazione ultimata, ne è scaturita una situazione chiara e ben definita dell’insieme dei progetti avviati; in particolare, dalla prima stesura del diagramma di Gantt è emerso che, mentre per le scadenze più immediate era ipotizzabile un sovraccarico di attività da gestire contemporaneamente, dovuto anche alla mancanza di un pregresso lavoro di programmazione, in altri periodi le risorse sarebbero state addirittura sottoutilizzate. In base a ciò, è stata effettuata una riorganizzazione delle attività e una seconda stesura del diagramma di Gantt. In fase decisionale, infine:

  • si è fatto ricorso all’outsourcing per i sovraccarichi di lavoro non immediatamente gestibili;
  • sono stati redistribuiti i compiti all’interno dell’organizzazione in modo tale da evitare in futuro sia periodi “vuoti” sia “strozzature”.

A distanza di qualche settimana ho richiamato il cliente per chiedere notizie: si è detto molto soddisfatto e ha stimato nel 30 % il risparmio di tempo impiegato. Niente male.

2 Responses

  1. Hello Francesco

    Thanks for including a link to timtim when you posted my drawing. I can’t read Italian (sadly) but do wish to visit someday.
    Regards
    Tim Newlin
    Copenhagen
    Denmark

    1. Thanks for your comment, Tim !
      I’m telling you the abstract of my post: I am a business consultant and I have explained to my blog readers how to manage a multiplicity of commitments (solutions for “busy businessmen”, that’s the joke on the title of the post !) by using the project management methods.

      Your drawing was perfect to make people understand the situation they’re involved before starting to use these methods.

      I hope that you will agree if in my future blog posts I will use some other of your drawings (my blog provides free business information for non commercial use).

      However, in that case, I’ll show you the chosen sketch and I will ask for your permission before publishing. Of course I will always mention you in the drawing caption.

      Ciao !

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